Статьи
Е. Кальчевская
Кадровое дело. Трудовой договор.
При направлении в командировку оформляются следующие документы:
Приказы формы №Т-9 или №Т-9а применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку. Приказ заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение по форме №Т-10 является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке: время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Часто при заграничной командировке отсутствует командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия и выбытия. Тогда факт пребывания в командировке подтверждают отметки в загранпаспорте о датах пересечения границ иностранного государства, а если нет и их, то документами, служащими основанием для учета командировки, будут являться приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице (письмо Минфина от 08.09.2006 №03-03-04/1/660).
Согласно мнению Минфина, организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным
Работник, вернувшийся из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в кадровую службу и бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма №Т-10) и авансовым отчетом.
Форма №Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
По возвращении из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет (форма №АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы:
Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.
На оборотной стороне формы бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету (включая суммы суточных, не подтверждаемых первичными документами), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
В случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте.
Отчет об израсходованных суммах должен быть представлен работником не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Отсчет трех рабочих дней ведется по табелю учета рабочего времени – дни, когда сотрудник находится на своем обычном рабочем месте. Если работник сразу после командировки ушел в отпуск, заболел или отправился в следующую служебную поездку, авансовый отчет он должен будет представить в течение трех рабочих дней по выходе на работу.
Авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Именно на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм. На дату утверждения авансового отчета списываются все затраты на командировку (пп. 5 п. 7 статьи 272 Налогового кодекса (НК)).
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Если недоиспользованный аванс не возвращен в указанный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Для завершения расчетов с работником по заграничной командировке при условии, что под отчет сотруднику была выдана валюта РФ, а расходы он понес в иностранной валюте, пересчет сумм расходов в рублевый эквивалент производится по установленному Банком России курсу (кросс-курсу) соответствующей валюты на дату утверждения авансового отчета (п. 10 статьи 272 НК). При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется. Не применяется также и курс, актуальный на дату совершения трат, например на дату оплаты гостиницы или счета в ресторане.
© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "DAYWORK.RU | Кадровая служба предприятия" при цитированиии (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)
Е. Кальчевская
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ
Разделы:Кадровое дело. Трудовой договор.
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса (ТК)).
Что признается служебной командировкой, какие работники могут быть отправлены в командировку, а какие – нет, а также какова допустимая продолжительность командировок в отношении российских и иностранных работников – все эти вопросы рассмотрены в статье "Продолжительность служебных командировок".
Настоящая статья посвящена рассмотрению порядка документального оформления командировок.
Приказ, командировочное удостоверение, служебное задание
При направлении в командировку оформляются следующие документы:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма №Т-9а):
- командировочное удостоверение (форма №Т-10):
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а).
Приказы формы №Т-9 или №Т-9а применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку. Приказ заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение по форме №Т-10 является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке: время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Часто при заграничной командировке отсутствует командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия и выбытия. Тогда факт пребывания в командировке подтверждают отметки в загранпаспорте о датах пересечения границ иностранного государства, а если нет и их, то документами, служащими основанием для учета командировки, будут являться приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице (письмо Минфина от 08.09.2006 №03-03-04/1/660).
Согласно мнению Минфина, организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным
Работник, вернувшийся из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в кадровую службу и бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма №Т-10) и авансовым отчетом.
Форма №Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Авансовый отчет
По возвращении из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет (форма №АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы:
Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.
На оборотной стороне формы бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету (включая суммы суточных, не подтверждаемых первичными документами), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
В случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте.
Отчет об израсходованных суммах должен быть представлен работником не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Отсчет трех рабочих дней ведется по табелю учета рабочего времени – дни, когда сотрудник находится на своем обычном рабочем месте. Если работник сразу после командировки ушел в отпуск, заболел или отправился в следующую служебную поездку, авансовый отчет он должен будет представить в течение трех рабочих дней по выходе на работу.
Авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Именно на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм. На дату утверждения авансового отчета списываются все затраты на командировку (пп. 5 п. 7 статьи 272 Налогового кодекса (НК)).
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Если недоиспользованный аванс не возвращен в указанный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Для завершения расчетов с работником по заграничной командировке при условии, что под отчет сотруднику была выдана валюта РФ, а расходы он понес в иностранной валюте, пересчет сумм расходов в рублевый эквивалент производится по установленному Банком России курсу (кросс-курсу) соответствующей валюты на дату утверждения авансового отчета (п. 10 статьи 272 НК). При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется. Не применяется также и курс, актуальный на дату совершения трат, например на дату оплаты гостиницы или счета в ресторане.
© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "DAYWORK.RU | Кадровая служба предприятия" при цитированиии (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)