И. Еланина

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ: ЧАСТЬ 1

Разделы:
Основы документирования деятельности кадровых служб; Документирование трудовых отношений




Документирование информации в организации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

Мастер составления трудового договора - https://dogovor.ru/light/trudovoy-dogovor, позволяет за считанные минуты подготовить кадровую документация по предлагаемым шаблонам, а затем скачать его в удобном формате для вывода на печать .



        Формы и виды документов организации

Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов.
Только в одной службе персонала их огромное количество. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании.

Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы.

Локальные нормативные акты устанавливают общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Локальные нормативные акты подразделяются на:
1) документы обязательного характера (предусмотренные Трудовым кодексом (ТК)):
  • коллективный договор;
  • структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • должностные инструкции;
  • график предоставления отпусков (форма Т-7);
  • положение об оплате труда;
2) документы рекомендательного характера:
  • положение о персонале;
  • положение об аттестации персонала;
  • положение о структурном подразделении;
  • план работы кадровой службы;
  • прогноз потребности в кадрах;
3) документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:
  • инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
  • табель форм документов по работе с персоналом;
  • альбом форм документов по работе с персоналом;
  • регистрационные книги.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:
  • письмо о переводе;
  • заявление;
  • докладная записка;
  • объяснительная записка;
  • протокол;
  • представление:
  • представление о переводе;
  • представление о поощрении;
  • представление об увольнении;
  • акты;
  • распорядительные документы.

Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:
  • приказы по личному составу;
  • унифицированные формы (Т-1, Т5, Т-6, Т-8 и др.);
  • приказы, имеющие произвольную форму (о вынесении взысканий; о присвоении разряда; о совмещении профессий (должностей); об установлении надбавки; о дежурстве);
  • первичные учетные документы (личная карточка работника (форма Т-2), табель учета использования рабочего времени, акт о приеме работ (форма Т-73));
  • трудовая книжка;
  • уведомление;
  • документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования;
  • документы, необходимые для привлечения иностранных работников.

        Правила оформления документов

При оформлении любой информационно-справочной документации необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, а также требования к оформлению реквизитов и бланкам документов. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Для документов, изготовляемых на бланках, устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
  • 20 мм - левое поле;
  • 10 мм - правое поле;
  • 20 мм - верхнее поле;
  • 20 мм - нижнее поле.

Для предприятия, его структурного подразделения или должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
  • общий бланк. Используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, дату документа, место составления или издания документа;
  • бланк письма. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), код предприятия, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование предприятия, справочные данные о предприятии;
  • бланк конкретного вида документа. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, наименование вида документа, место составления или издания документа.

Для организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного бланка. При этом наименование предприятия, справочные данные о предприятии, место составления или издания документа печатают на двух языках - русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        Особенности оформления писем
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 01.04.2009.

При этом допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2006 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2006.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. А ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование предприятия" и "Справочные данные о предприятии". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже.

При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного предприятия, то их следует указывать обобщенно.


Смотрите также: "Правила оформления документов в организации: часть 2".









© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "DAYWORK.RU | Кадровая служба предприятия" при цитированиии (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)