И. Еланина

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ: ЧАСТЬ 2

Разделы:
Основы документирования деятельности кадровых служб; Документирование трудовых отношений

Документирование информации в организации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

Оформление писем

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?) (например, Приказ о создании аттестационной комиссии) или чего? (кого?) (например, Должностная инструкция маркетолога).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Оформлять текст документа можно в виде:

анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например "имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;
таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;
связного текста. Связный текст в основном состоит из двух частей:
в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;
во второй, заключительной, части - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование предприятия - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа - "просим направить", "направляем на рассмотрение";
от первого лица единственного числа - "считаю необходимым", "прошу выделить";
от третьего лица единственного числа - "министерство не возражает", "ВНИИ считает возможным".

В состав реквизита "Подпись" входят:

наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное;
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В реквизите "Подпись" допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.

Правила визирования документа

Визирование - это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз:

виза согласования;
виза ознакомления.

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, которых затрагивает содержание документа. Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятии, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.

Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах - на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.

Заверение копии документа

При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита "Подпись", проставляют заверительную надпись:

"Верно";
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
слова "В дело";
номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии.

Правила оформления утверждения и согласования документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:

слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
наименования должности лица, утверждающего документ;
подписи;
фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Смотрите также: "Правила оформления документов в организации: часть 1".

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ: ЧАСТЬ 2

Опрос